Lorsqu’un employé quitte son poste au sein d’une entreprise, il est nécessaire de récupérer les clefs des locaux, ainsi que tout autre matériel appartenant à la société. Pour ce faire, une lettre de restitution des clefs peut être rédigée afin de formaliser cette démarche. Dans cet article, nous vous guidons dans la rédaction d’une telle lettre et vous donnons quelques conseils pour faciliter la procédure.
Objet de la lettre de restitution des clefs
Avant de se lancer dans la rédaction, il convient de bien comprendre l’objet de cette lettre. En effet, la demande de restitution des clefs a pour but de s’assurer que l’employé sortant rend bien l’ensemble des accès aux locaux et équipements de l’entreprise. Les raisons pour lesquelles un employé doit restituer ses clefs sont diverses : fin de contrat, mutation, démission ou licenciement. Dans tous les cas, cette procédure permet d’éviter toute utilisation ultérieure non autorisée des locaux ou du matériel par la personne concernée.
Pièces à joindre avec la lettre de restitution
La lettre de restitution des clefs doit être accompagnée de différentes pièces justificatives qui précisent le contexte de la remise des clefs. Par exemple, il est pertinent de joindre :
- copie du contrat de travail
- copie de la notification de fin de contrat
- attestation de remise des clefs, signée par l’employé sortant
- liste précise des clefs et autres équipements à restituer (badges d’accès, matériel informatique, téléphones, etc.)
Veillez à bien vérifier que toutes les pièces sont réunies avant d’envoyer la lettre, afin d’éviter toute contestation ou mauvaise compréhension de la part du destinataire.
Exemple de modèle de lettre de restitution des clefs
Voici un exemple de modèle de lettre de demande de restitution des clefs :
[Nom et prénom de l'expéditeur] [Adresse de l'entreprise] [Ville, code postal] [Nom et prénom du destinataire] [Adresse du destinataire] [Ville, code postal] Objet : Restitution des clefs et du matériel de l'entreprise [Madame/Monsieur], Suite à [indiquer la cause de la fin de contrat : fin de CDD/CDI, démission, licenciement…], je vous rappelle votre obligation de procéder à la restitution des clefs et du matériel appartenant à [nom de l’entreprise] qui vous ont été confiés lors de votre prise de fonction. Vous êtes donc invité(e) à me contacter dès réception de ce courrier pour convenir d'un rendez-vous durant lequel nous procéderons ensemble à cette démarche. Vous trouverez ci-joint une liste détaillée des éléments à restituer ([liste]...) Je tiens à attirer votre attention sur le fait que cette procédure doit être réalisée dans les meilleures conditions possibles et que votre collaboration est essentielle pour en assurer la réussite. Je vous remercie par avance pour votre prompte réponse et reste à votre disposition pour toute information complémentaire. Veuillez agréer, [Madame/Monsieur], l'expression de mes salutations distinguées. [Nom et prénom de l’expéditeur] [Fonction au sein de l’entreprise] [Signature]Conseils pour faciliter la restitution des clefs de l’entreprise
Pour une restitution efficace et sereine, voici quelques recommandations :
- mettez en place un système de suivi et d’inventaire des clefs et matériels confiés aux employés lors de leur arrivée dans l’entreprise. Ceci facilitera grandement le processus de restitution.
- informer clairement l’employé dès sa prise de fonction de ses obligations en matière de restitution des clefs et du matériel de l’entreprise.
- demandez à l’employé sortant de prendre lui-même contact avec son responsable ou la direction pour organiser la remise des clefs et équipements.
- lors de la démarche, faites signer à l’employé une décharge ou attestation de remise des clefs, attestant qu’il a bien restitué ce qui lui avait été confié.
En suivant ces conseils et en rédigeant une lettre adaptée, la restitution des clefs et du matériel devrait se dérouler sans encombre. N’hésitez pas à adapter le modèle proposé à votre situation, en fonction de votre relation avec l’employé et des spécificités de votre entreprise.
